Talentra İşin Uzmanına Soruyor: "Çevik Proje Yönetimi"
6 dk okuma
Okuma Süresi: 9 dakika
Uzmanına Sorduk serimize, proje, portföy ve program yönetimi hakkında danışmanlık ve eğitim veren Savaş Sakar’ın Çevik (Agile) Proje Yönetimi yazısıyla devam ediyoruz.
1. Proje Yönetimi konusunda tanıdığımız duayenlerden birisin. Bugüne kadar onlarca proje yönettin ve 10.000’den fazla kişiye proje eğitimi verdin. Çevik Proje Yönetimi konusunda senin görüşünü almak isteriz. Nedir Çevik Proje Yönetimi?
Güneşin altında değişen bir şey yok aslında. Firavun da piramidinin zamanında bitmesini istiyordu, Süveyş Kanalını yaptıran da. Her zaman kaynaklar ve bütçeler kısıtlı oldu. Projeleri talep edenlerin ve gerçekleştirenlerin neredeyse binlerce yıldır problemleri değişmedi. Deneyimler arttıkça projeleri yönetmek için kullandığımız yöntem ve teknikleri değiştirmeye çalıştık.
Proje Yönetimi kavramı 1960’ların sonunda birkaç kişinin en iyi deneyimleri uluslararası standart haline getirme girişimleri ile hayatımıza girdi. Uluslararası standartları dünyadaki gelişmelere uyumlu olabilmek için 4-5 yılda bir değiştirilir. Çevik yöntemler bu gelişimin bir sonucu.
Problemin geleneksel yöntemlerin işe yaramaması olduğunu düşünmüyorum. Projelere ve iş yapış tarzımıza ilişkin bakış açımızı değiştirmedik. Önemli olan sistemik bakış açısı. Proje Yönetiminin özünü anlamak çok önemli. Neden yaptığınızı anlamadığınız ve üzerinde pratik yapmadığınız hiçbir konuda başarılı olamazsınız.
Dünya kuralların yerine prensiplerle yaklaşımların önemini kavradı. Bu açıdan bakarsak geleneksel dediğimiz yöntemler, süreçler, araç ve teknikler ile rotamızı belirliyordu. Halbuki odakta insan olmalı. Bu yüzden eskiden beri var olan Kanban, Kaizen, Extrem Programlama, Özellik Odaklı Geliştirme vb. bir çok yöntemin ortak özellikleri üzerinden hareketle Çevik Proje Yönetimi ortaya çıktı.
2. Kariyerini Çevik Proje Yöneticisi olarak ilerletmek isteyenlere ne tavsiye edersin? Çevik Proje Yöneticisi hangi eğitimlerden geçmeli? Ne tür deneyimler edinmeli?
“Proje yönetmek” dar bir kavram. “Proje Yönetimi Yapmak” ise sistematik ve prensiplere dayalı bir yaklaşım demek. Hiç proje yönetimi bilmeyenin geleneksel yöntemleri kullanması zor, çevik yöntemlere geçmesi daha da zor. Çünkü çevik proje yönetimi, geleneksel proje yönetiminin ikamesi değildir, gelişmişidir. Kolay olanı yapamayan zor olanı yapabilir mi? Kompozisyon yazamayan roman yazabilir mi? Çevik Proje Yönetimi konusunda eğitimler alınması, alınan eğitimlerde neyin, neden yapıldığının iyi anlaşılması gerekiyor. Neden her sabah toplantı yapıyoruz? Neden sık teslimat önemli? gibi konuları sadece bilmek değil başkalarına anlatabilecek kadar iyi bilmek gerekiyor.
Mutlaka projelerde yer alınması gerekiyor. Şirketlerde proje yönetimi konusunda deneyimli olanların mentorlukları çok önemli. Özellikle çevik proje yönetimi konusunda kendini geliştirmek sürekli bir çabadır. Projelerde her ne yapılırsa yapılsın, daha iyi nasıl yapabilirim ve değer katmayan her iş, süreçten nasıl kurtulmalıyım sorusunun sürekli sorulması gerekiyor. Kariyerini Çevik Proje Yönetimine çeviren herkesin kendini şirket ve proje başarısına odaklaması gerekiyor.
3. Sence bazı kişiler Çevik Proje Yöneticiliğine daha uygun becerilere sahip diyebilir miyiz? Ne tür becerilere sahip kişiler sence bu alanda daha iyi olur?
Başarılı proje yönetimi teknik yetkinliklere olduğu kadar insanları bir araya getirme ve koordinasyonu sağlama gibi iletişim yetkinlikleri gerektiriyor. Bu yüzden geleneksel veya çevik yöntemler fark etmeksizin iletişim becerileri her zaman en önemli yetkinliktir diye görüyorum. Toplantı yapma, çatışma yönetimi, problem çözme, karar verme, kolaylaştırma, planlama, önceliklendirme gibi proje yönetiminden bağımsız iş hayatının her alanında önemli olan yetkinliklerle ilgili pratik yapılması, bu konulardaki yöntem ve teknikleri öğrenmek için okumak ve eğitim almak şart.
4. Çevik Proje Yönetimleri sence neden başarısız olur? Başarılı olması için olmazsa olmazlar nelerdir?
Öncelikle şirketlerin kendilerine sormaları gereken sorular var: Ne kadar başarmayı istedik? Başarı için gerekli koşulları yarattık mı? Proje yöneticilerimiz ne kadar başarmayı istediler? Yönetim olarak proje yöneticilerinin başarması için ne yaptık? Sorumluluk ve yetki dengesi sağladık mı? Bu konularda ne kadar değiştik?
Çevik proje yönetiminin geçmişine baktığımızda geleneksel yöntemlerde uzmanlaşmış ve problemleri fark etmiş olanların çözüm yöntemi olarak sunduğunu fark etmemiz lazım. “Biz geleneksel yöntemleri ne kadar uygulayabildik? Yöntem kaynaklı problemler mi yaşıyoruz yoksa başka problemler mi?” gibi konularda kendimize samimi olmamız gerekiyor.
Yüzeysel bilgilerle ve sınırlı deneyimlerle hiçbir konuda başarılı olamayız. Zor olanın çevik teknikleri uygulamak değil arkasındaki sebepleri anlamak, neden diye sormak olduğunu düşünüyorum.
Çevik proje yönetimi üst yönetimin fikri olarak ortaya çıkmadı. Çünkü projenin hangi yöntemle (geleneksel ya da çevik) yapıldığı yönetimin umurunda olmadı. Çevik proje yönetimi projeleri gerçekleştirenlerden çıktı. Projelerde başarısızlığa mazeret bulmak kolaydır ama başarısızlığı nerede aradığınız önemlidir. Bugüne kadar suçlanan hep proje yöneticileri ve ekipler oldu. Amaç başarmaksa doğru yöntem ve teknikleri seçmeye, anlamaya ve uygulamaya çalışmanız gerekir.
Çevik proje yönetimi prensiplerine baktığımızda dokümantasyonun iletişimin önüne geçmemesi gerektiğini görürüz. Bunun anlamı yazmamak değil. Neden yaptığımızı veya istediğimizi bilmediğimiz, bize değer katmayan dokümantasyondan uzak durulması gerekiyor. Kayıtlı hafızanız olmaması sizi rahatsız ediyor, geçmiş proje bilgilerine ihtiyaç duyuyorsanız yazmanız gerekir.
İletişim problemlerini muhabbetle çözmeye çalıştık ama ne istediğini bilmeyenle, neyi neden yaptığını bilmemenin asıl problem olduğunu anlamadık. Her sabah günlük toplantı yaptığınız için proje başarıyla bitmiyor, düzenli bilgi paylaşımı ve hesap verebilir bir ortam olursa başarı mümkün oluyor.
Çeviklik kendi kendini yönetebilen ekipler demek. Yönetici olmak için yıllarca uğraşanların herkesle aynı seviyeye gelmesini bekliyoruz ama kolay olmuyor. Önemli olan ekip olmak ve ortak karar alabilmek. -mış gibi yapıp kendi bildiğimizi okuyorsak, herkes kendi ajandasını korumaya çalıştığı sürece sürece çevik olamayız. Rol yapmaktan rolümüzü oynamaya geçmemiz lazım.
Çevik proje yönetimi işi sınırlandırmanın altını çizer. İş yapma tarzı aynı anda birçok işi yapmak veya yaptırmak ise değişmeniz gerekiyor. Futbol takımları neden tek top ile oynuyor? Birden fazla top olsaydı ne olurdu? Düşünmek lazım.
Çeviklik değer yaratmayan şeylerden kurtulmak demektir. Bizim dışımızdaki gereksiz konularda eleştiri yaparken kendi önümüze bakmamız gerekiyor. Hem bireysel hem de kurumsal anlamda gereksiz süre, bürokrasi vb. kurtulmak çevik proje yönetimi için çok önemli. Politika ve prosedürlerin antika değeri olmadığını unutmamamız lazım. Güncellenmeleri ve uyarlanmaları çok önemli. Bir şey isterken ya da yaparken değerine odaklanmamız gerekiyor.
Geleneksel yöntemlerde “Alınan Derslerin” önemi Çevik Proje Yönetiminde retrospektifler olarak gündeme geldi. Düzenli olarak durup neyi doğru neyi yanlış yaptık diye bakmak ve gelecekteki performans problemlerine proaktif yaklaşmak gerekiyor.
Çevik proje yönetimi ile planlanmış performans gündemimize girdi. Proje ekibinin tutarlı bir hızda ilerlemesi çok önemli. Spora tutkulu bir ülkede yaşıyoruz ama dikkat etmediğimiz bir şey var: Takımdaki herkes aynı hızda koşar mı? Aynı performansı gösterir mi? Her takım her maçta aynı performansı gösterir mi? Herkes rolünü doğru oynar mı? Çevik proje yönetimi ile tutarlı bir hız ve yüksek performans beklentisi ortaya çıktı.
Özetlemek gerekirse alışkanlıklarımızı değiştirmeden, kavramları içselleştirmeden ve önemsemeden başarmamız çok zor.
5. Bu alana ilgi duyan kişilere önerebileceğin kaynaklar var mı?
Çeviklik ve çevik proje yönetimi büyük oranda kişinin kapasitesine bağlıdır. Hiçbirimiz kaplumbağaya öykünmedik, hep çita olmamız istendi ya da olmaya çalıştık. Zaten çevik olmamız gerekiyordu. İşe girerken veya projeye başlarken “hantalız” diyebilir miyiz? Herhangi bir şirket veya departman hantalım diyebilir mi?
Sertifika alarak Proje Yöneticisi olunmuyor maalesef. PMP veya PMI-ACP gibi sınavları geçmek için ilgili standardın son versiyonunu okuyabilir, eğitim alabilirsiniz ama proje yönetimini anlamak için tüm versiyonları okumanız, standartlar içinde bahsi geçen araç ve teknikler konusunda daha kapsamlı çalışmanız gerekir.
Proje Yönetimi konusunda yıllardır yazılar yazıyorum ( https://www.savassakar.com/son-yazilar/ ) ve eğitim videoları ( https://www.savassakar.com/e-egitim/ ) çekiyorum. Linkedin’de sürekli paylaşımlar yaparak ( https://www.linkedin.com/in/savassakar/detail/recent-activity/shares/ ) farkındalıkları artırmaya çalışıyorum. Elimden geldiğince devam edeceğim.
