Ekibinizde Yeni Bir Çalışanı Karşılama
7 dk okuma
Tebrikler! Zor kısmı hallettiniz: Yeni bir çalışanı ekibinize dahil ettiniz. Kısa bir süre sonra işe başlayacak ve onun görevi için belirlediğiniz hedeflerin peşine düşeceksiniz.
Ama ilk iş gününden önce, bir yönetici olarak aranıza yeni katılan çalışanları karşılamak için yapmanız gereken bir kaç şey var. Bazı konular daha lojistikken (nerede oturacakları ve ilk haftalarında neyle uğraşacakları) diğerleri yeni çalışanın takdir edildiğini, gruba alındığını ve yeni çalışma ortamında rahat hissetmesini sağlamakla ilgili. Aslında, bu ip uçlarının çoğu, burada, The Muse'da, ekibe yeni katılanlar için yaptığımız şeylerden üretildi. İşte yeni çalışan gelmeden önceki hafta yapmanız gerekenler.
1. LinkedIn'de Bağlantı Kurun
Daha yakın çalışmaya başlayacaksınız, öyleyse neden profesyonel ağınıza da eklemiyorsunuz? Her gün yan yana çalışırken aylar sonra ekleme talebinde bulunmanız garip görünecektir.Ayrıca bu, daha ofise girmeden onları karşılamak için harika bir fırsat. Bağlantı talebinde bulunduğunuzda, şu satırların yanına hoş bir not da ekleyin:
Merhaba [isim], sizinle çalışacağımız için çok heyecanlıyım ve kişisel olarak da bağlantı kurmak istedim!
Ya da
[Şirket] ekibine hoş geldiniz! Hepimiz bize katıldığınız için heyecanlıyız.
2. Bir Karşılama Belgesi Hazırlayın
Bu muhtemelen yeni birini işe aldığınızda atmanız gereken en önemli adımdır. Bu belge yeni görevine hazır hale gelirken işe giren kişinin cankurtaran salı olacak. Belge şunları içermelidir:
İşe giren kişi için belirlediğiniz 30, 60 ve 90 günlük hedefler
Üstlenmesini beklediğiniz görevlerin genel hatları
Her türlü ilgili belge, bağlantı, takvim ya da gerekli oturum açma bilgileri
İlk birkaç hafta içinde ya da düzenli olarak katılmalarını beklediğiniz toplantılar
Birlikte çalışacakları ekip üyelerinin ve meslektaşların adları, iletişim bilgileri ve geçmiş bilgileri
Son olarak, belge ne kadar iyi olursa soracakları sorulara da o kadar proaktif yanıt verirsiniz. Birçok durumda, işe yeni giren kişinin doğrudan ekip arkadaşlarının birlikte çalışacakları projeler hakkında ve ilgili kişinin bilmesi gereken bilgilere katkıda bulunması da yararlı olacaktır. Bu yeni ekip üyesine kapsamlı ayrıntılar verecek, diğer taraftan diğer astlarınıza yeni ekip üyesinin oryantasyonuna dahil olma duygusu verecektir. Şansınız sizin için harika bir oryantasyon şablonumuz var. Kurucumuz ve bakanımız Alex Cavoulacos tarafından hazırlanan bu şablonu en yeni ekip üyemizin yerleşmesine yardım etmek için sıklıkla kullanıyoruz.
3. İlk Sorularınızı Bir Yere Not Edin
Bu yeni çalışan için muhtemelen kafanızda bir sürü fikir, soru ve fırsat vardır. Bu düşüncelerin yitip gitmesine izin vermek yerine, aklınıza gelen şeyleri not etmek için bir belge hazırlayın. Yeni çalışan işe fiilen başladığında bunlara ihtiyacınız olmayacağını düşünebilirsiniz, ama bunların bir kenara yazarsanız hiçbir şeyin açıkta kalmadığından emin olursunuz.
4. Bir E-posta Gönderin
En iyi patronlar böyle yapar! Neden mi? Muse yazarı ve editörü Stav Ziv'in de belirttiği gibi, yeni üyeniz muhtemelen önceki işinden ayrılırken yıpratıcı bir süreç yaşamıştır. Ve "bu üyenin işine şevkle başlamasını isteyen bir yönetici olarak, yeni çalışanın işine gerilim dolu bir not ile başlamasını kesinlikle istemezsiniz."
İşe başlamadan önce ekibe katıldıkları için ne kadar mutlu olduğunuzu belirten bir e-posta göndermek, yeni çalışanları çok daha fazla motive edecektir. Bu e-posta ayrıca bazı önemli ayrıntıları da içerebilir. Ekibe karşılama mesajı göndermek istediğiniz aşikar, ama bu fırsatı ayrıca (İK henüz yapmadıysa) resmi giriş tarihi ve zamanını belirtmek, şirketin giyim kurallarını ve kültürünü tanıtmak, pasaport ya da kimlik gibi belgeleri istemek ve hatta ilk günün programını ana hatları ile sunmak için de kullanabilirsiniz. Tabi ki başlamadan önce varsa sorularını memnuniyetle yanıtlayacağını da mutlaka belirtmelisiniz. Eminim ki, daha önce diğer tarafta bulunmuş biri olarak hiçbir şey bilmeden yeni bir işe başlamanın ne kadar göz korkutucu olduğunu biliyorsunuzdur. Bu yüzden ilk gün kapıdan içeri girerken işlerini biraz kolaylaştırın. Bu karşılama e-postasının nasıl görünmesi gerektiğine ilişkin daha fazla bilgi edinin (ve bu kullanışlı şablonu kullanın!).
5. Masalarını Düzenleyin
Bunun için biraz BT desteği gerekebilir, ama tim teknik detayların toparlandığından emin olun. Bu işlerin halledilmesi, ilk gün bilgisayarlarını işler hale getirmek için üç saatinizi harcamaktan kurtaracaktır. Kullanacakları bir bilgisayar var mı, şarj edilmiş ve güncellenmiş mi? Kendileri için oluşturulmuş bir e-posta hesabı var mı? Peki ya dahili sohbet sistemi ya da erişmeleri gereken diğer önemli programlar hazır mı? Kullanacakları masa temiz ve boş mu? Daha önce masayı kullanan kişiye ait her şeyin kaldırıldığından emin misiniz? İhtiyaç duyabilecekleri ve sizin sağlayabileceğiniz başka bir ekipman (klavye, fare, USB, ekstra monitör, uzatma kablosu ya da dosya dolabı) var mı? Bu masa yeni üyenin muhtemelen ilk durağı olacaktır, bu yüzden hoş bir karşılama sağladığından emin olun. Birkaç şirket eşantiyonu, en sevdikleri atıştırmalıklar ve hatta ekip üyelerinden not kartları her zaman iyi hissettirir!
6. İlgili Tüm Belgeleri Gönderin
Bunlar yeni üyeye gönderdiğiniz e-postaya da dahil edilebilir, ama ayrı bir e-postada incelemelerini istediğiniz belgeleri önceden göndermek daha anlamlı olacaktır. Bu şirketinizin çalışan el kitabı ve sosyal yardım paketleri veya ekibinizin genel oryantasyon belgesi olabilir. Ne olursa olsun, kişiye bağlamı belirtin ki bu belgeleri neden paylaştığınız, görevleri için ne anlama geldiği, bunları ne zaman incelemelerini istediğiniz ve herhangi bir şeye hazırlık yapmaları gerekip gerekmediği konusunda fikir sahibi olsunlar.(Ve tabi ki yeni üye bunları incelemeye başlamadan önce tüm bu kaynakların güncel ve doğru olduğundan emin olun.)
7. Bir Ofis "Danışmanı" Belirleyin
Belki şirketinizin bir iş arkadaşı programı vardır. The Muse'ta, her yeni üyeye başka bir ekipten, beraber kahve içip şirket kültürü hakkında konuşabilecekleri ve ofis dışında takılabilecekleri bir “Muse Arkadaşı” atanır. Resmi bir sistem yoksa, yeni gelen üyeyi ekip dışından bir "akıl hocası" ile eşleştirebilirsiniz; bu kişi doğrudan çalışmayacakları ya da tamamen farklı bir departmandan biri olabilir. Bu, yeni üyenin şirket içindeki diğer çalışanları hemen tanımasına yardımcı olur, ayrıca bildikleri tek kişi olan yöneticiye sormaktan çekindikleri sorulara yanıt alabilecekleri bir kaynak olacaktır. Üçüncü taraf bir iletişim sorumlusunun olması bazı endişelerini giderebilir ve şirketin kültürü ve iş akışı ile ilgili daha açık fikirli ve meraklı olmalarını sağlar. Seçtiğiniz kişi kim olursa olsun akıl hocalığı yapabilecek ve buna hevesli birini olduğundan emin olun; yeni üye için peşinde dolaşıp durmaktan başka bir şey yapmayan bir akıl hocasından daha kötü bir şey yoktur.
8. Takviminizi ve Diğer Önemli Toplantıları İşaretleyin
Yeni üyeyi oryantasyona hazırlamanız gerektiği gibi, kendinizi de oryantasyonu uygulamaya hazırlamalısınız.
Yeni bir çalışanı eğitmek zaman alır, ve bu zaman genellikle günlük sorumluluklarınız için harcadığınız zamandan kullanılır. Yani bu kişi ile yakından çalışacağınız zaman aralıklarını proaktif olarak belirleyin, böylece işinizin geri kalanını nasıl yapacağınızı belirleyebilirsiniz. İlerleyişi görmek için her gün bir bire bir toplantının yanında katılacağınız ve katılmaları gereken eğitim oturumları için de zaman ayırın. Bu sayede ihtiyaç duyduğunuz konferans odası ve diğer kaynakları ayırmak için bir şansını olacaktır. Örneğin, uzaktaki bir çalışana oryantasyon uyguluyorsanız, görüntülü sohbetlerinizin işe yaradığından ve her ikiniz için de özel bir alan olduğundan emin olmak istersiniz. Ya da, üçüncü bir ekip üyesini (ya da daha fazlasını) dahil etmeniz gerekiyorsa, o gün bu kişilerin de müsait olduğunu kontrol edin.
9. Bir Ekip Yemeği/Kahve Toplantısı Planlayın
Güne dinç başlamak önceliklidir, ama çalışanınızı (dışarıda hayatı olan!) kişisel olarak tanımak ve ekibinizin geri kalanının tanımasını sağlamak da önemlidir. Ekip ile birlikte bir yemek yemek ya da kahve içmek için bir dışarı çıkma programı yapın, böylece bu etkinlik önceden herkesin takvimine girmiş olur. Yalnızca yakın ekip arkadaşlarınız ile daha özel bir program yapabilirsiniz, ama küçük bir şirketteyseniz birlikte çalıştığınız diğer departmanları da dahil etmeyi düşünebilirsiniz. Bu en yeni üyeye gösteriş yapmakla ilgili değildir, daha çok yeni çalışana meslektaşları ile dışarıda da bir bağ kurma fırsatı sunmak içindir. Ve sıkı çalışmaya olduğu kadar samimiyete ve eğlence de değer veren türde bir patron olarak, iş ile ilgili olmayan konularda da konuşun (ama uygun bir dil kullanın). Bu tarz sohbetlere başlangıç için kullanılabilecek bir kaç giriş cümlesi şu harika tanıma sorularına bakabilirsiniz. İlk başladığımda, tüm editöriyel ekip güzel bir öğle yemeği yemiştik ve o zamandan beri de her yeni üye için bu geleneği sürdürmeye devam ettik. Bu yalnızca şirket hesabına bir ikram değildi, ayrıca birbirimize karşı hissettiğimiz yabancılığı da hemen dağıtıyordu.
