Telefon : +90 212 275 71 06  
Şu Otomatik 'Tatildeyim' E-posta Yanıtı Acayip Parlak Bir Fikir

Şu Otomatik 'Tatildeyim' E-posta Yanıtı Acayip Parlak Bir Fikir

Neden geri geldiğinizde iki haftalık e-posta yığını ile uğraşmanız gerekiyor?


Tatilde e-postalara sürekli yanıt verirken rahatlamak da mümkün değil. (Bu gerçekten bir tatil olur mu?) Bu nedenle çoğu kişi, geri geldiğinde dönüş yapacağını söyleyen bir "ofis dışındayım" e-postası yanıtı ayarlıyor.


Ancak, geri geldiğinizde ilk karşılaşacağınız şeyin birkaç yüz ve hatta birkaç bin e-posta olacağını bilmek de çok rahatlatıcı değil. Bu dağınıklığı toparlamak genelde en az bir gün sürer, yani hemen kolları sıvamayı unutun.


Ben, kaçınılmaz olan gecikmeden çok daha fazlasını yapan farklı bir tür "ofis dışındayım" e-postası hazırladım. Bu e-posta sayesinde, bir Gönder düğmesine tıklayabilecek herhangi birinin insafına kalmak yerine e-postanızın kontrolünü alabilirsiniz.


İşte yakın zamanda The Atlantic'te yayınlanan o e-posta: 


Ofis dışındayım ve seyrek e-posta erişimim olmasını bekliyorum. Mesajınız için teşekkür ederim. E-posta [ilgili tarihler] tarihleri arasında alındı ve sekiz saat içinde sunucudan silinecek. Lütfen mesajınızı [ilgili tarih] tarihinden sonra yeniden gönderin.


Bu e-postayı başka şekilde ifade edersek, "Bu sizin için önemliyse daha sonra yeniden mesaj gönderin. Yoksa e-postanızdan haberim olmayabilir (ve muhtemelen olmayacaktır)."


Ek bu biraz net bir yaklaşım oldu.


Şimdi ne düşündüğünüzü biliyorum; e-posta bu şekilde kaytarılamayacak kadar önemli bir olgu.


Aslında çok da değil. Duke Üniversitesi'nde yapılan araştırmaya göre, aldığınız üç e-postadan ikisi tamamen gereksiz, yani istenmeyen ya da kalabalık yapan mesajlardan oluşuyor. Ve ilgili olan üçte birlik dilimin de ancak yüzde 10'u alındıktan sonra beş dakika içinde yanıt gerektiriyor.


Ortalama bir kişi iş yerinde e-posta için günde ortalama 2,5 saat harcıyor, buradan hesaplarsak herkes asıl önemli olanı almak için bir sürü çöp yığını içinde günde iki saatini (yaklaşık) boşa harcıyor.


"Gelen kutusunu sıfırlayamaya" çalışan yanlış yola sapmış ruhlar ise daha fazla zaman harcıyor, çünkü e-postaların okunması ve silinmesi, ahırdaki gübreyi temizlemenin elektronik karşılığı. Sizi bilmem ama benim yapacak daha önemli işlerim var.


Diyelim ki tatiliniz iki hafta sürecek. E-postalara "Bana daha sonra ulaşın" şeklindeki bir otomatik yanıt 14 gün boyunca her gün 2,5 saat, toplamda ise 35 saat kazanmanız anlamına geliyor ki bu neredeyse bütün bir hafta yapar.


Diğer bir deyişle, yalnızca iki hafta kafanız rahat tatil yapmakla kalmıyor ayrıca kendinize, elektronik evrak işlerinden daha ilginç şeyler yapabileceğiniz fazladan bir hafta daha kazanıyorsunuz.


Bu öyle güzel bir fikir ki insan aynı şeyin hafta sonu için de işe yarayıp yaramayacağını merak ediyor. Bir yılda 104 hafta sonu günü olduğuna göre, 262 saat kazanılıyor--yani yıl boyunca yaklaşık altı buçuk hafta kazanıyorsunuz!


Belki bu noktada bu "ofis dışındayım" mesajının sizin için işe yaramayacağını çünkü başarınız için önemli olan insanlardan (patron, müşteri vb.) size yeniden e-posta göndermek için zaman ayırmalarını istediğinizi düşünüyorsunuz. Peki ya size ulaşmaları gerekiyorsa?


Tahmin edin ne oluyor? Yaşamınızdaki önemli insanlar bir e-postayı silinmeden önce okumanızı istiyorlarsa size SMS gönderebilirler. Yalnızca, genel iş ortamınızla paylaşmadığınız özel bir cep telefonu numaranız olduğundan emin olun.


Tabi ki bütün bu yaklaşımlar, her zaman herkes için ulaşılabilir olmanızı söyleyen geleneksel akla ters düşüyor. Ama telefon icat edildiğinde bu aptal bir fikre dönüştü (o zaman saçmalık başladı) ve bugün hala aptalca olmaya devam ediyor.


Olay şu: Kendi zamanınızın kontrolü sizde değilse, başka herkesin sizin gündeminizi belirlemesine izin veriyorsunuz demektir. Şunu bilin diye söylüyorum, hiçbir zaman önüne gelen her şeyin yüzde 90'ını yok sayan başarılı bir girişimci olarak tanınmadım.


Bu şekilde resmiyet kazanıyor; herkese iş dışı zamanınızın, sizin için karşınızdakilerin taleplerinden daha önemli olduğunu belirtin. Ve şimdi dürüst olun, bu herkes için böyle olmamalı mı?


Yazının orijinali için tıklayınız.